Googler 超高效時間分配法:這樣分配工作,保證下班後還有精力享受自己人生

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總有做不完的工作、開不完的會、回不完的 email;覺得不管多努力的工作還是壓得你喘不過氣,所以你看了許多時間管理術相關文章,但終究找不到解答;可曾想過這些教你「管理」時間的策略,都是建立在「可預期且固定」的工作量和內容下嗎?但是,工作不等於全部人生啊。

請撇開那些根本就是逼你燃燒生命、燃燒自己的高壓時間管理法。我們是人,我們工作但是也要生活。想要真正控管時間,你必須要把工作人性化的規劃,不可以假設每個人都能像機器生產線一樣的工作,這樣分配出來的時間,才能讓人保持工作順利、身心健康。

Google 全球業務通路總監 Thomas Davies 研發出這一套四分法,讓他輕鬆分配工作量。

1. 首先,查看一下你的行事曆回想一下哪些是你過去幾個禮拜參與過的會議、最近列過的工作待辦事項還有過去幾個月中參與了哪些案子,接著整理出一張工作內容清單。

2. 接著將工作內容分成四類,舉例來說大寶是一個管理階層的人物,將他的工作內容分成四類,會長得像這樣:

員工管理(團隊訓練、經驗與技能傳授、面談…)

商業運作(資料分析、主持營收簡報會議…)

事務性內容(一次性的工作如回郵件、看預算…)

公司代表(見客戶、代表公司演講等…)

顯然地每個人歸納出的四大類都會長得不一樣。這樣的四分法可以讓你清楚地看見時間都花在哪些工作內容上,讓你更好規劃每日、每週的工作行程。

你會發現每個類別的效率不一 ,每個類別所產生的效益也不等,這就是重點了;你不會花同等的時間在每個分類上,但如果隨時記住你個人的四大分類在腦中(好啦紙上也可以)你將能取得理想的工作效益同時樂在其中,因為使用黃金四分法的你可以更有條理性的分配一天的工作內容,而不會再盲目地埋頭苦幹。

  • 黃金四分法訣竅:把喜歡的事情與不喜歡的事情參雜在一起做

進一步來說,列出四個類別之後的你,哪些工作內容是你喜歡或不喜歡的,一目瞭然。這可以幫助你在計劃一週工作行程時,方便混合那些你喜歡的工作內容和那些讓你做起來興趣缺缺的項目,利用這樣的分配,做起事來也會更有效率。

例如當你發現,啊!我花了好長的時間在煩悶的財務報表上,就知道是該可以刻意撥出一點時間做些更有立即效率或是可以讓你恢復活力的其他待辦事項了。這樣一來,不僅能完成更多的工作內容,也能當作充電。這樣的黃金四分法不僅提高工作效率,也讓你更有組織性的意識到時間都花在哪些內容上同時平衡工作項目。

  • 這樣分類完,你就知道可以跟哪些討人厭事項說不了

但要記住喔,個人的黃金四分法只有在你能堅定的說“不”時才能完美的發揮功用。分類之後,你會從新思索到問題例如:參加會議 v.s. 做完簡報哪個效益最高?你能更清楚哪些工作該放第一,哪些可以推遲。這樣的分類法不是讓你只做你喜歡做的事,而是讓有條理地形塑出工作內容的效益等級,所以更該向那些效益等級低,甚至降低工作效率的工作內容勇敢地說不。

在分出個人的四個工作種類中,你能更深刻了解到你所喜愛和作起來乏味的工作內容。但這不是一個要你避開那些無聊的工作內容,拋下一切只為擁抱你熱愛的工作內容的效率提升術。你我都知道,那不可能是人生(如果是的話你也不用看這篇)。

但換個角度想,當你在規劃工作行程時,可以時不時地挪出適量的時間作那些你熱愛的工作內容且技巧性的安插在行程中,存有這樣的期待在工作行事曆中,能讓你精神加倍地面對眼前桌上那團使你煩悶卻重要的工作。

有策略的分配工作內容讓一天更有效率,相對來說也能花更少的時間盲目的苦幹。

(資料來源:Fast Company;圖片來源:dlofink )

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