如何每天下午 5:30 就下班?答:做最少的事

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總有些日子你的待辦事項看起來沒完沒了似的,看見工作列也覺得累得不想幹了。怎樣才能更有效率完成很多很多工作呢?真的有人都做到嗎!?

真的有喇!今天要介紹的這位專家 Cal Newport 簡直是出奇地高效率。

他是喬治城大學(Georgetown University)的全職教授;每年會撰寫 6 篇或以上的同行評審的學術期刊報告。他也是 4 本書的作者,現在正撰寫第 5 本。而已婚的他育有一個小孩,儘管要擔起一家之主的責任。但他亦會定期寫有關生產力和工作表現的部落格。

他的生活中,最令人震驚的是︰他每天都能在下午 5:30 完成工作,而且極少在週末工作。

到底 Cal 怎樣才能做到?看看他準時下班的秘技!

  •  1) 別讓待辦事項表害了你!把工作列入日程表吧

待辦事項本身是沒有用處的。它們只是讓你可以把它們放在日程表的第一步。這樣做能令你了解你應該做的事,而且會更有效率。若不把事項表放進日程和安排指定時間,那只不過是一堆雜亂的想法。

Cal 說︰「安排事項讓你清楚你實際擁有的時間和完成工作的時限。你可以根據日程表安排適當時間工作,變得更有生產力。現在你能宏觀整個工作表,從而安排每小時最合適的工作。你能更有效處理完成工作的時間。」

專家指出,如果你不考慮時限長短,你已經失敗了

這時你或會想:我常常被突如其來的事情打斷工作進度。那就把它也放進你的日程吧。事情總是在改變,所以你要把改變也放進計劃中,否則只是在浪費時間。

不想再拖延時間?那就要安排日程。Cal 說︰「把工作放進日程表能減少拖延時間的機會。由於所有事項已作安排,你不再需要煩惱工作的時間。​」

​聽上去太機械化?或太有組織、沒趣?​不是的。有研究顯示,在空閒時間安排日程,能有效提高生活素質︰研究目的是要​鑑定空閒時間管理和生活素質的關係,了解空閒時間的多少和用途如果影響使用者的生活素質。結果顯示空閒時間管理和生活素質成正向關係。

​現在,再沒有待辦事項,所有工作都被安排到日程表上。怎樣去安排優先次序才能令你不會有永遠做不完的工作?

  • 2) 假設你要在下午 5:30 回家,那就倒過來算算你一天的日程

假如一有空檔,工作便可以立刻填入,那麼一天 24 小時會發生什麼事呢?若你想要工作和生活得到平衡,你必須把兩者界線清晰劃分。這樣做,日程表才能令你工作​更有效率。

​把死線設在下午 5:30,然後把工作事項都在控制範圍之內。​​​

Cal 說︰「設計​最適合你的日程,然後令所有工作都能完成。令固定日程變得更實際、更容易即時作出聰明和有用的生產決定。」

研究表示,讓你避免被大量工作壓過來的方法,就是令自己掌握好個人日程表。​只要能提高你能掌控事件的認知,無論是否真的提高你的控制力,都能真正減少壓力程度。​科學家一直以來都觀察到受壓者對操控壓力的認知會改變受壓者面對壓力的影響。

​現在你知道怎樣從大量工作中分類及安排時間。​但怎樣去處理長期計畫?

  • 3) 訂立一週計畫

​​​在工作中,你不會只看今日而不想想明天的事。​怎樣同時寫書、教學、見學生、做研究和做個好家長?計畫你的一週!

Cal︰「人們通常不會宏觀整個日程安排。我很清楚自己在每天、每小時的工作。我亦很清楚每個月、每個星期、每天我要完成的事。​」

​難以置信嗎?聽上去有點誇張吧?只要你捉住什麼是最重要的事,其實也不太難。

​每個星期一花一小時計畫你的一週吧!​

Cal 說︰「逄星期一,我會計畫一星期的工作。我會先檢查我的收件匣,看看工作事項列表,然後再掀日曆,最後​總結本週每天最重要的事項。我會把日程表發送到個人電郵,再設定提示,這樣就能每天重複提醒自己。」

​更有研究指出,依計畫工作能令你更明智使用時間。

在印度,有針對 CEO 的初步研究顯示,一間公司的營業額上升的原因,是由於 CEO 工作較長時間。​更有趣的是,研究顯示 CEO 工作時間與生產量的關係,會受前期計畫的時間所影響。雖然和員工開會能提高銷售量,但計畫不一定指花大量時間在會議上。正因為 CEO 的時間是有限而寶貴的資源,所以計畫和分配時間能增加提高生產量的可能性。

​你或會認為把一星期的工作記在腦海裡就可以了。但有研究顯示,把事情寫下會令你有更大機會跟著做。​

​現在,你有一個固定日程表和一星期的計畫,但太多工作事項了,要從何做起呢?看看 Cal 怎樣做。​

  • 4) 做最少的事,但把它們做到最好​

​或者你會想︰我真的有太多工作了,很難在有限時間​內完成。Cal 不否定這點。但他認為這不代表你要埋頭苦幹到晚上 10 點。​

​你需要做少一點無關痛癢的工作。在接受某項工作前,問自己「這工作會不會為我創造價值?」,然後盡可能拒絕多餘的工作。​

Cal︰「​別人會想到你有什麼做得最好。所以你應該做少一點工作,但把要完成的工作做得最好。人們經常不懂拒絕工作。​我會向很多工作說『不』。假如我知道那些工作不能為我創造價值,我會無情地拒絕。」

你或者常常感到沒有時間,但研究員 John Robinson 則認為,我們比想像中有更多時間。很多美國人認為自己很努力工作,但 John 堅信他們根本沒有。在他對工作時間的研究顯示,不但是美國,全球工時在過去 40 年一直緩緩下降。所以,每個人都有更多空餘時間。

這說明了什麼?你覺得自己沒有時間,是因為有太多瑣碎煩人的工作。那就做少點工作吧。然後專注於有價值的工作。

你現在已經有排序了的計劃和減少了工作。但還有一個問題:你應該利用時間做什麼事?

  • 5) 少一點瑣碎膚淺的工作,專注於能創造價值的工作

所有工作都不是平等的。Cal 認為知識型工作者都會處理兩種完全不同的工作:膚淺和深入的工作。

膚淺的工作如電郵﹑會議等,都沒有盡用你的才華。深入的工作能提升你的能力。它會生產高價值的成果和提升你的技能。

問題是,我們大部分人都不斷處理膚淺而沒有價值的工作。最忙的人做的工作比能在 5 時下班的人的工作完成時沒那麼明顯。

​瑣碎工作堆積,導致週末還要處理​事務,主要原因是處理大量信息、資訊和人際關係,然而這些事情都需要花大量時間卻帶來很少價值。而歷史中也沒有人會因為回覆很多電郵或出席很多會議而成為 CEO 的​。

​Cal 說得對的︰瑣碎工作能讓你避免被解傭 —​ 但有意義的工作才能令你升職。

​給予自己更多時間,在沒有騷擾的情況下做可以創造價值的工作。那第一步是甚麼?​

​早上第一時間不要再檢查電郵了!國際暢銷書《The 4-Hour Workweek》作者 Tim Ferriss 解釋︰​盡可能在一天的頭一到兩個小時不要檢查電郵。或者你很難想像「我怎可能不檢查電郵?我要看看電郵才知道有甚麼工作是最重要的啊。」​你或會感到很驚訝。你或者需要看電郵才能完成 100% 的重要工作。但在你看電郵前,其實已經可以完成 80-90% 的工作。

  • ​總括以上內容,Cal 的 5 個秘技︰​

1)  別讓待辦事項表害了你!把工作列入日程表吧

2)  假設你正要在下午 5:30 回家,那就倒過來算算你一天的日程

3)  ​訂下一週計畫

4)  做最少的事,但把它們做到最好

5)  少一點瑣碎工作,專注於有意思的工作

​​日程表和計畫聽上去很好,而結果亦不能與想像相差太遠。​你的壓力會減少,能有更多時間見朋友和家人,而且會做出令你感到驕傲的事。​

​Cal︰「知識性工作是講究技巧的。你所雕琢的是資訊和構思。你需要從原材料中雕琢知識,當你越覺得自己是工藝家,即使很大壓力,你也會感到滿足和快樂。」​

​這世界的的公司都需要少一點工作機器,多一點工藝家。​

(資料來源︰Time;圖片來源︰Matt Biddulph

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