Oct.05.2020

設計師的超強時間管理術,拒絕熬夜爆肝、提倡健康第一!

Editor's Note
不熬夜設計師涂閔翔近日公開其專門的「時間管理術」,傳授如何遠離爆肝人生,並做到健康第一的生活目標!

很多人可能對於設計師,或是學設計藝術相關科系的人的印象,就是整天過著熬夜爆肝的人生,為了應付大量的設計圖。認識我的同學朋友都知道,我在當學生念設計系時,就是個朝九晚五,不太熬夜做事的人,而這個習慣也讓我養成一直到現在工作上,幾乎沒有熬夜加班的習慣。

很多人會很訝異我怎麼辦到的,其實重點就在於「時間管理」。由於經常被學生詢問這類型的問題,也很多學生寫信謝謝我讓他學會了管理時間,提升了工作效率,因此在此分享給大家我的時間管理技巧。

#1 確認你一週的工作量

不論是工作或是學生,你在一週當中要處理的事絕對不只一樣,因此我會習慣在每週一,將接下來這一週所有的工作量分別的交件日期,都在行事曆上確認清楚,如果可以的話甚至幾點完成都將他列出來,當你可以把時間點列的越詳細,你對每項工作的掌握度就越好,越能幫助也督促你去完成它。

#2 確認每項工作的難易度及所需時間

這個階段可以說是能不能準時完成工作的最重要關鍵!很多人無法如期完成工作,我認為大多「不是做不到,而是不知道自己要花這麼多時間做到!」,原因在於不夠了解自己的能力。

當然要了解自己跟經驗有很大的關係,上過我課的學生都知道我的作業量非常多,目的就是要增加學生的經驗值,當你經驗越多,你才容易發現你的優勢和弱勢,發現後才能知道哪些步驟你可以很快?哪些步驟你需要花比較多時間?這除了訓練到專業技術外,同時也是幫助你未來在時間上掌握越拿手,因為你已經有足夠的經驗去判斷你每一件事所需要的時間,而不會有措手不及,超出工時的狀況。

如果你經驗還不夠,無法了解自己要花多少時間,代表這件事對你來說有一定的難度和風險,這時候你必須把預計執行的工時給拉長,才是比較有保障的。

因此如果你可以確實的知道你每項工作、每個步驟的難易度,就可以知道要花多少時間來完成,然後把每個步驟該完成的時間點列在行事曆當中,就可以確保每階段的時間不會被耽誤到。

#3 時間到了就強迫暫停

當你完成了上一階段的時間分配,以畫設計圖來說,你可能拆分了很多步驟,包含找資料、畫草圖、畫彩稿這些步驟該完成的時間點,如果你給自己一天的時間找資料,而第一天並沒有找到你理想的資料該怎麼辦?很多人會第二天繼續找,但是你要知道,這樣等同壓縮了你後面那些工作的時間,因此這個時候我會建議,不論找到什麼程度,一定要強迫停住,讓自己進到下一個步驟,無論如何我們必須要「先求有、再求好」,如果你每個階段都延長時間,最後會變得很緊迫,嚴重的話甚至沒有做完,那即便你找到再好的資料也是沒有用的。

所以必須要提醒自己,每個階段都不要超時,先把該有的工作完成,等到後面有剩餘的時間,再來補強不滿意的地方。

#4 所有的工作絕對提早 1 至 2 天完成

很多人從學生時期就會養成一個壞習慣,就是永遠都覺得自己還有一天可以做,非得把事情放在最後一天半夜才完成,其實這樣的做事方式是風險很高的行為!

因為事情做到後期,往往是精神最疲乏的時候,這時候你的體力、專注力都會下降,而且當你在最後一刻才把事情完成,會因為截止日的倒數,讓自己處於一個緊張的狀態,人只要一緊張,這時候很容易會疏忽掉一些細節,發生失誤的狀況,因此我會建議把工作截止日提早1 至 2 天完成,這對我來說有幾個好處:

第一:可以以很放心又輕鬆的心情檢查所有的細節。

第二:因為你沒辦法保證最後一天會發生什麼突發狀況,可能身體不舒服,或者是之前做的某個案件出包了,必須緊急處理等等,這可以讓我有充足的時間應付突發的狀況。

第三:設計圖往往需要一些時間來評斷好壞,我想大家做設計都有個經驗,今天做完覺得好看,隔天看又覺得哪裡怪怪的,因此如果能提早完成,給自己一些檢視作品的時間,才不會完成一件另自己後悔的作品。

#5 一天當中盡量不處理兩件以上難度高的步驟

以設計來說,有些難在發想,有些難在繪製設計圖,不論是哪個步驟,都有難易差別,我的習慣是絕對不會在一天當中處理兩件對我來說偏難的事,因為這會讓我感到疲憊,作品品質跟著下降,所以如果我今天上午要執行一個 A 專案難度很高的創意發想,然後我下午就會安排另一個 B 專案,它會是對我來說比較容易的配色或是完稿工作。

#6 收尾 A 工作當天同時啟動 B 工作

由於你已經將 A 工作提早兩天完成了,因此這時候你不會因為有任何的急迫性而感到恐慌,但這時後也不要鬆懈而浪費掉了時間,因此當你這天在檢查完成 A 工作後,可以開始展開新的 B 工作,而由於 A 工作是已經是執行比較輕鬆的檢查狀態,因此 B 工作就可以安排難度稍微高一些的項目。

#7 不在容易累的時候處理重要的事

換句話說,就是要在最有精神的時候,處理重要或難度較高的事。由於每個人有精神的時段不一樣,因此我沒辦法提供一個黃金時段給你,但是你必須每天開始工作前,要先知道今天要做的事當中,最燒腦的是哪個部分?然後給他分配一個你最有活力的時段來完成它。

這部分很多人會有逃避心態,希望把越難的事塞到最後再做,但這會很容易把它放在身心狀態最差的時候執行,這時候效率就會減低,也會很容易做出失敗的決策。反而時提前完成或是放在精神好的時段,會讓你事後比較放心,當你放心了心情也跟著放鬆,再執行其他工作時,其他的工作效率也跟著提升。

我知道如果以上班族來說,可能會因為公司制度、團隊合作、等等更多的因素,有時候真的會讓人很難做到妥善的時間安排,只能藉由熬夜或加班來解決處理不完的工作,因此我只能盡量依照我的經驗,分享一些我的方式、基本的時間管理觀念,希望不論是否從事設計行業,或多或少帶給大家一些幫助,減少熬夜工作,讓自己更健康!

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圖片來源:Unsplash

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涂閔翔
涂設計 TU DESIGN OFFICE 創辦人,平面設計師,從事品牌設計相關工作,同時現於台科大設計系擔任特聘專家級助理教授。
涂設計 TU DESIGN OFFICE 創辦人,平面設計師,從事品牌設計相關工作,同時現於台科大設計系擔任特聘專家級助理教授。

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