很多人可能對於設計師，或是學設計藝術相關科系的人的印象，就是整天過著熬夜爆肝的人生，為了應付大量的設計圖。認識我的同學朋友都知道，我在當學生念設計系時，就是個朝九晚五，不太熬夜做事的人，而這個習慣也讓我養成一直到現在工作上，幾乎沒有熬夜加班的習慣。
很多人會很訝異我怎麼辦到的，其實重點就在於「時間管理」。由於經常被學生詢問這類型的問題，也很多學生寫信謝謝我讓他學會了管理時間，提升了工作效率，因此在此分享給大家我的時間管理技巧。
#1 確認你一週的工作量
不論是工作或是學生，你在一週當中要處理的事絕對不只一樣，因此我會習慣在每週一，將接下來這一週所有的工作量分別的交件日期，都在行事曆上確認清楚，如果可以的話甚至幾點完成都將他列出來，當你可以把時間點列的越詳細，你對每項工作的掌握度就越好，越能幫助也督促你去完成它。
#2 確認每項工作的難易度及所需時間
這個階段可以說是能不能準時完成工作的最重要關鍵！很多人無法如期完成工作，我認為大多「不是做不到，而是不知道自己要花這麼多時間做到！」，原因在於不夠了解自己的能力。
當然要了解自己跟經驗有很大的關係，上過我課的學生都知道我的作業量非常多，目的就是要增加學生的經驗值，當你經驗越多，你才容易發現你的優勢和弱勢，發現後才能知道哪些步驟你可以很快？哪些步驟你需要花比較多時間？這除了訓練到專業技術外，同時也是幫助你未來在時間上掌握越拿手，因為你已經有足夠的經驗去判斷你每一件事所需要的時間，而不會有措手不及，超出工時的狀況。
如果你經驗還不夠，無法了解自己要花多少時間，代表這件事對你來說有一定的難度和風險，這時候你必須把預計執行的工時給拉長，才是比較有保障的。
因此如果你可以確實的知道你每項工作、每個步驟的難易度，就可以知道要花多少時間來完成，然後把每個步驟該完成的時間點列在行事曆當中，就可以確保每階段的時間不會被耽誤到。
#3 時間到了就強迫暫停
當你完成了上一階段的時間分配，以畫設計圖來說，你可能拆分了很多步驟，包含找資料、畫草圖、畫彩稿這些步驟該完成的時間點，如果你給自己一天的時間找資料，而第一天並沒有找到你理想的資料該怎麼辦？很多人會第二天繼續找，但是你要知道，這樣等同壓縮了你後面那些工作的時間，因此這個時候我會建議，不論找到什麼程度，一定要強迫停住，讓自己進到下一個步驟，無論如何我們必須要「先求有、再求好」，如果你每個階段都延長時間，最後會變得很緊迫，嚴重的話甚至沒有做完，那即便你找到再好的資料也是沒有用的。
所以必須要提醒自己，每個階段都不要超時，先把該有的工作完成，等到後面有剩餘的時間，再來補強不滿意的地方。
#4 所有的工作絕對提早 1 至 2 天完成
很多人從學生時期就會養成一個壞習慣，就是永遠都覺得自己還有一天可以做，非得把事情放在最後一天半夜才完成，其實這樣的做事方式是風險很高的行為！
因為事情做到後期，往往是精神最疲乏的時候，這時候你的體力、專注力都會下降，而且當你在最後一刻才把事情完成，會因為截止日的倒數，讓自己處於一個緊張的狀態，人只要一緊張，這時候很容易會疏忽掉一些細節，發生失誤的狀況，因此我會建議把工作截止日提早1 至 2 天完成，這對我來說有幾個好處：
第一：可以以很放心又輕鬆的心情檢查所有的細節。
第二：因為你沒辦法保證最後一天會發生什麼突發狀況，可能身體不舒服，或者是之前做的某個案件出包了，必須緊急處理等等，這可以讓我有充足的時間應付突發的狀況。
第三：設計圖往往需要一些時間來評斷好壞，我想大家做設計都有個經驗，今天做完覺得好看，隔天看又覺得哪裡怪怪的，因此如果能提早完成，給自己一些檢視作品的時間，才不會完成一件另自己後悔的作品。
#5 一天當中盡量不處理兩件以上難度高的步驟
以設計來說，有些難在發想，有些難在繪製設計圖，不論是哪個步驟，都有難易差別，我的習慣是絕對不會在一天當中處理兩件對我來說偏難的事，因為這會讓我感到疲憊，作品品質跟著下降，所以如果我今天上午要執行一個 A 專案難度很高的創意發想，然後我下午就會安排另一個 B 專案，它會是對我來說比較容易的配色或是完稿工作。
#6 收尾 A 工作當天同時啟動 B 工作
由於你已經將 A 工作提早兩天完成了，因此這時候你不會因為有任何的急迫性而感到恐慌，但這時後也不要鬆懈而浪費掉了時間，因此當你這天在檢查完成 A 工作後，可以開始展開新的 B 工作，而由於 A 工作是已經是執行比較輕鬆的檢查狀態，因此 B 工作就可以安排難度稍微高一些的項目。
#7 不在容易累的時候處理重要的事
換句話說，就是要在最有精神的時候，處理重要或難度較高的事。由於每個人有精神的時段不一樣，因此我沒辦法提供一個黃金時段給你，但是你必須每天開始工作前，要先知道今天要做的事當中，最燒腦的是哪個部分？然後給他分配一個你最有活力的時段來完成它。
這部分很多人會有逃避心態，希望把越難的事塞到最後再做，但這會很容易把它放在身心狀態最差的時候執行，這時候效率就會減低，也會很容易做出失敗的決策。反而時提前完成或是放在精神好的時段，會讓你事後比較放心，當你放心了心情也跟著放鬆，再執行其他工作時，其他的工作效率也跟著提升。
我知道如果以上班族來說，可能會因為公司制度、團隊合作、等等更多的因素，有時候真的會讓人很難做到妥善的時間安排，只能藉由熬夜或加班來解決處理不完的工作，因此我只能盡量依照我的經驗，分享一些我的方式、基本的時間管理觀念，希望不論是否從事設計行業，或多或少帶給大家一些幫助，減少熬夜工作，讓自己更健康！
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圖片來源：Unsplash
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