開會四大方法,團隊變聰明、決策零失誤!

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文/Dan

不論你是職場打滾多年的主管或是新進公司的小菜鳥,一定都會有以下的經驗──

沒完沒了的漫長會議、停滯不前的討論進度;

當主管提問「有沒有人有意見?」卻換來一陣沉默。

人說:「三個臭皮匠,勝過一個諸葛亮」

原本會議的目的是希望可以蒐集每個人的意見結合出最好的解決辦法,

同時也可以避免上位者的獨裁決定。

但因為「團體迷思」的產生,

會議中的參與者可能因為名聲壓力或是資訊錯誤而決定不發言。


「只有我的意見跟大家的意見不太一樣…..可能大家的才是對的吧!」

「現在出聲反對好像很不識相,算了,反正主管決定可以就可以了,不差我一個!」

「我這邊的資料顯示 A 方案好像不太 OK,可是大家都選A方案,應該代表沒問題吧?」

這樣不但沒辦法討論出最好的解決方式,更有可能隱藏的會影響決策成敗的重要資訊!

推薦主管開會時可以用以下四大方法,有效避免團體迷思,得出最佳的開會結果!

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領導人要多提問、保持沉默

領導者和高階成員若表示有意願聽到獨特的資訊,這就可以幫助會議進行一個大忙。

如果主管門們勤於主動對員工發問,就更可能學到新的事物。

當然,時間很寶貴,開個簡短的會議,讓領導者詢問還未浮現的資訊,可能大有幫助,

領導者也可以在一開始就拒絕表態,

這樣參與者也願意提供更多的情報,有更大的討論空間。

 

「促發」批判思考

促發的意思就是觸動某些聯想和想法,以至於影響人們的選擇和行為。

當促發過程跟批判思考有關時,人們覺得他們的目標是要達成正確的解決方案。

當人們被「需要批判思考的任務」促發過後,

他們就更加可能揭露他們知道的事情,而且隱藏檔案的情形就會大幅減少。

好的團隊成員會批判思考,而且他們不一定總是合得來,

明智的群體可以藉由促發,來鼓勵這種批判思考。

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建立紅隊(反對隊伍),找出錯誤和弱點

建立紅隊會涉及到他們被賦予的任務是要批評或打敗主要團隊執行的任務計畫。

紅隊有兩種基本型態:

一種是在模擬任務中扮演敵對的立場,試圖想要打敗主要的團隊;

另一種是給予像唱反調者相同的指令,

也就是要對提議或計畫建構最強烈的反駁案例。

就算是人為指派的角色力量也可能夠大,

如果指派不只一人擔當異議分子,也可以產生巨幅的進步。

當群體不只有一位異議分子,可以提供有效的社會證明,

或至少提供了分歧意見的特殊價值。

焦慮的人也可以擔任等同紅隊功能的角色,

而且有時候他們還會尋求紅隊來測試最糟的情形。

 

德爾菲法,匿名可減少社會壓力

有沒有方法可以一方面獲得個人手上的資訊,

同時也能夠支持審議原本鼓勵學習的目的?

領導者為了克服社會影響力,可能只是請人用匿名方式各自陳述意見,

也許這會在審議前進行,這樣其他人就能獲得成員私下的言論。

祕密的投票可以被當作避免社會壓力的方法,並且允許成員說出真正的想法。

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